Buchhaltungsinformationen - DATEV-Module - GoBD-Modul - Erweiterungsmodule - Gruppenpaket - Konsolidierungspaket

GoBD Konformitätsmodul mit Zertifizierung nach GoBD und IDW PS 880 (Lieferung mit Bescheinigung eines Wirtschaftsprüfers)

Mit diesem Modul ist die Odoo Fibu nach GoBD und IDW PS 880 zertifiziert. Dieses Modul verbessert die GoBD-Konformität der Odoo Buchhaltung. Es erlaubt die gesetzeskonforme Verbuchung der Buchungssätzen und bietet weitere Verbesserungen. Sämtliche Buchungssätze erhalten dabei eine einmalige fortlaufende Nummerierung und einen Hash-Wert der weitere Manipulationen verhindert. So festgeschriebene Buchungen können ab dem Zeitpunkt der Festschreibung nicht mehr in den Entwurf zurückgesetzt werden. Eine Dokumentation ist ebenfalls enthalten. 

§ 238 Abs. 1 Handelsgesetzbuch (HGB) Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung.

Bankenanbindung 

Odoo hat Anbindungen an 5246 Banken, davon in Deutschland Anbindungen an 3570 Banken:

https://www.saltedge.com/products/spectre/countries/de

Bestandsveränderungs-Batch

Der Bestandsveränderungs-Batch nimmt mittels einer Bestandsveränderungsbuchung eine Bewertung eines Lagerbestands vor und erstellt automatisch eine oder auch mehrere Buchungen. Die Zeit Intervalle sind dabei wählbar und Bewertungen können zu einem jeweiligen Periodenende oder auch täglich stattfinden. Optional können zudem eine Bewertung "pro Produkt" oder pro "Datenslice" durchgeführt werden. Auch besteht die Möglichkeit Wareneingänge und Warenausgänge unterschiedlich zu buchen.

Anwendungsmöglichkeiten

Individuell einstellbare Bewertung von Lagerbeständen.

Beispiel:

Diverse Lagerwerte sollen in der Finanz-App abgebildet werden. In ODOO sind dem Nutzer hierfür mit den Optionen „automatisch“ und „manuell“ nun zwei Wahlmöglichkeiten gegeben. Beide Optionen sind in ihrer Nutzbarkeit dabei sehr eingeschränkt da die Funktion “automatisch" für jede einzelne Lagerbuchung ebenfalls eine Buchung in der Fibu erstellt, während bei Auswahl der Option "manuell" gar keine weiteren Prozesse stattfinden. Der Bestandsveränderungs-Batch hingegen, bietet dem Nutzer an dieser Stelle einige weitere Möglichkeiten. So können beispielsweise die Bewertungen pro "Datenslice" ausgeführt werden. Auf diese Weise kann nun jedes Lager separat gebucht werden (auch mit verschiedenen Konten). Oder es können Wareneingänge anders gebucht werden als Warenausgänge, wodurch sich das Umsatzkostenverfahren (Cost of Goods Sold - Warenausgang) innerhalb eines Gesamtkostenverfahrens abbilden lässt.

Darlehen

Eine App, mit der vorberrechnete Excel-Vorlagen direkt nach Odoo hochgeladen und deren Einträge in Buchungen (Entwurfsstatus) übertragen werden können. Auch können Umgliederungen (kurz- zu langfristig) in Excel hinterlegt werden. Eine Kombination mit den "Bewegungsarten" und den "Sachverhalten" ist ebenfalls möglich.

Anwendungsmöglichkeiten

Rückzahlungs-, Umgliederungs- und Zinsbuchungen bei Darlehen.

Kann verwendet werden in Kombination mit den Apps "Bewegungsarten" (wichtig für indirekte Cashflowberechnung) und "Sachverhalte" (wichtig für die Übersichtlichkeit innerhalb der Buchhaltung).

Beispiel

Darlehen erzeugen über ihren Lebenszyklus oft hunderte Buchungen. Rückzahlungen und Zinsen (sofern nicht variabel) sind in der Regel von Anfang an bekannt und es wird seitens der Bank eine Kalkulationsübersicht zur Verfügung gestellt. Diese kann über ein Excel-Template direkt nach Odoo hochgeladen werden, worauf hin die App für alle zukünftigen Bewegungen Buchungen im Entwurf erstellt. Bei variablen Zinssätzen können die im Voraus erzeugten Buchungen natürlich nur als Vorlage dienen. Entweder man passt sie monatlich an oder man zieht die Ergebnisse jährlich glatt. Wie auch immer, die Arbeitserleichterung ist signifikant.

Ergebnisabgrenzung Standardprozess – Batch

Ein Batch, der ein im Odoo-Standard auftretendes Buchhaltungsproblem löst, das durch ungleiche Buchungszeitpunkte von Verkaufsrechnungen und Warenausgängen bzw. von Eingangsrechnung und Wareneingang entsteht. In anderen Systemen als WERE-Konto bekannt.

Anwendungsmöglichkeiten

Eingangsrechnung gebucht, Wareneingang ausstehend; Wareneingang gebucht, Eingangsrechnung ausstehend; Ausgangsrechnung gebucht, Warenausgang ausstehend; Warenausgang gebucht, Ausgangsrechnung ausstehend.

Unterscheidet auch zwischen Externen und Intercompany-Sachverhalten.

Beispiel

In Odoo-Standard ist die Buchhaltung immer dann fehlerhaft, wenn Verkaufsrechnung und Warenausgang (gleiches gilt für die Einkaufsseite) nicht zum gleichen Zeitpunkt erfolgen. Grundlage dieses Fehlers ist, dass der Zeitpunkt der Umsatzrealisierung hier vom Zeitpunkt der Rechnungsstellung abhängig gemacht wird. Richtigerweise sollte dieser aber vom Eigentumsübergang, welcher in der Regel beim Warenausgang stattfindet, abhängig sein. Diese App stellt sicher, dass die GuV auch dann korrekt ist, wenn Rechnung und Warenausgang nicht synchron gebucht werden. Zusätzlich erzeugt sie einen Bericht, der den Status auf den POs und SOs ("geliefert" und "abgerechnet") zu einem bestimmten Abschlussstichtag anzeigt. Das Verbuchen der Abgrenzung selbst dauert weniger als eine Minute (gleiches gilt für den Wareneingangsprozess).

Fibu-Zusatzbuchungen bei Rechnungserstellung

Eine Erweiterung, über die bei jeder Rechnung automatisch eine spezifische Rückstellungsbuchung erzeugt werden kann. In einer separaten Matrix-Tabelle können hierzu diverse Kriterien (beispielsweise Produkte, analytische Konten, Verkäufer usw.) definiert, sowie Form und Höhe der Fibu-Buchung festgelegt werden.

Anwendungsmöglichkeiten

Diverse Zusatzbuchungen bei Rechnungsstellung.

Beispiel

Eine Verkaufsrechnung wird gebucht. Auf Grundlage der hinterlegten Produkttabelle, in der die produktspezifischen Gewährleistungssätze bereits definiert wurden, erfolgt die Buchung der Garantierückstellung über diese Erweiterung nun automatisch. 

Kontenbeschreibung

Ein Feld im posting-frontend, das einen Beschreibungstext beinhaltet und immer dann erscheint, wenn ein Konto ausgewählt wird.

Anwendungsmöglichkeiten

Zeigt Buchungs- und Konteninformationen. Findet insbesondere dann Anwendung, wenn konzernweit gleiche Prozesse durchgeführt werden sollen.

Beispiel

Einem Buchhalter soll während des Buchungsvorgangs eine detailliertere Einsicht in Informationen zu einem jeweiligen Konto ermöglicht werden. Diese Informationen könnten beispielsweise beinhalten, was auf dem jeweiligen Konto eigentlich gebucht werden soll oder gebucht werden darf. Die entsprechenden Informationen, also die Kontenbeschreibung, wurde bereits in den Kontenstammdaten hinterlegt. Sobald er während des Buchungsvorgangs nun ein Konto auswählt, erscheint diese Beschreibung in einem zusätzlichen Bereich unterhalb der Buchungseingabe.

Pflichtfeld Kostenstelle

Über „Pflichtfeld Kostenstelle“ ist die Möglichkeit gegeben, für ein jeweiliges Konto zu festzulegen, ob die Eingabe eines Analysekontos bei einer Buchung als Pflichtfeld definiert ist.

Anwendungsmöglichkeiten

Diverse Buchungen, i.d.R. GuV-Buchungen.

Zusätzlich kann festgelegt werden, ob bei Einkaufs- oder Verkaufsaufträgen ein Analysekonto als Pflichtfeld definiert wird.

Beispiel

Eine Buchung befindet sich im Entwurf und kann als solche auch bei fehlender Eingabe eines Analysekontos gespeichert werden. Soll diese Buchung dann aber validiert werden und die Eingabe des Analysekontos ist weiterhin nicht erfolgt, resultiert dies in einer Fehlermeldung.

Wechselkonten

Weist ein Bankkonto ein Habensaldo auf und es muss eine Umgliederung in die Verbindlichkeiten stattfinden, erfolgen Umgliederungsbuchung sowie eine Stornierung derselben am Folgetag über diese App. Es ist zudem die Möglichkeit gegeben Kontengruppen zu definieren, diese gebündelt zu prüfen und den Umgliederungsprozess nur dann zu starten wenn der Gesamtsaldo dieses Bündels negativ ist.

Beispiel

Manche Konten wie bspw. Bankkonten können zu einem Abschluss-Stichtag statt eines Soll-Saldos auch ein Haben-Saldo aufweisen. Diese App bucht diese Positionen über einen Batchrun auf Umgliederungskonten um, ohne dabei Veränderungen an dem eigentlichen Konto vorzunehmen.

Es besteht zudem die Möglichkeit neben Wechselkonten auch ganze Wechselkontengruppen zu definieren. So können bspw. mehrere Vorsteuerkonten angelegt werden, die nur dann umgegliedert werden, wenn der Gesamtsaldo, aller in der Gruppe enthaltenen Konten ein Haben aufweist.

Wiederkehrende Buchungen

Ein Modell, das wiederkehrende Buchungen erstellt. Ähnlich den Abschreibungen in Odoo wird eine „Wiederholungszahl“ definiert. Anschließend werden alle zukünftigen Buchungen im Entwurf erzeugt und können automatisch in validierte Buchungen umgewandelt werden.

Anwendungsmöglichkeiten

Journalbuchungen und Eingangsrechnungen.

Beispiel

Jeden Monat wird eine KfZ-Leasing-Gebühr abgebucht. Um den entsprechenden offenen Posten zu erzeugen, kann eine Dauer-Buchung dieser Eingangsrechnung z.B. über die kommenden 24 Monate erstellt werden. Alle Dauerbuchungen werden in einem Register gesammelt und können so übersichtlich verwaltet werden.

Dokumente - Partneranreicherung

Im Odoo-Standard wird bei einer Rechnung, die über die App "Dokumente" hochgeladen und erstellt wird, nicht automatisch der Partner angereichert. Diese App schließt die Lücke. Somit kann man auch für alle diese Dokumente problemlos nach Partnern filtern.  

Anwendungsmöglichkeiten

Odoo-Dokumenten-App.

Beispiel

In der Dokumenten-App wird eine Rechnung importiert, validiert und schließlich gebucht. In dem Moment, wo die Rechnung in Odoo verbucht ist, ist der Lieferant/Partner bekannt. Auf dem Dokument selbst wird der Partner nun automatisch gesetzt.

Offene Posten Bericht

In Odoo gibt es zwei Standardberichte, um sich offene Posten anzeigen zu lassen. Zu empfehlen ist der Report "Partner-Kontoauszug" (unter Menüpunkt "Finanzen"), da hier über die gewohnte Listenansicht sämtliche Filter- und Gruppierungsfunktionen möglich sind.

Nachteilig bei den Odoo-Standardberichten ist allerdings, dass sie einem immer nur die Offenen Posten per "HEUTE" anzeigen. Zu einem früheren Stichtag ist es unmöglich, sich die OP's anzeigen zu lassen, wie sie damals waren (Achtung: man kann nach Datum filtern, bekommt dann aber FALSCHE Ergebnisse geliefert!). 

Im ODOO-Standard gibt es für diese Möglichkeit nur die beiden Reports "Überfällige Forderungen" und "Überfällige Verbindlichkeiten". Abgesehen davon, dass hier die Spaltenauswahl sehr beschränkt ist, kann man sich hier bspw auch keine OP-geführten Hauptbuchkonten anzeigen lassen oder auch keine Fremdwährungsbeträge sehen, es geht tatsächlich nur um Fälligkeiten.

Als Alternative kann der Offene-Posten-Bericht herangezogen werden. Optisch fast identisch zum  "Partner-Kontoauszug" ist man zusätzlich in der Lage, ein historisches Datum in einem Wizard einzugeben und somit die OPs für das Datum zu erhalten.

Anwendungsmöglichkeiten

Offene Posten von Forderungen LL, Verbindlichkeiten LL, alle "Abstimmkonten" in Listenformat zu einem bestimmten Stichtag.

Beispiel

Die Offenen Posten sollen zum Datum 31.12.2022 angezeigt werden, obwohl das heutige Datum bereits der 03.02.2023 ist.

Man kann im Anschluss wie im Standardbericht nach debitorischen und kreditorischen Sachverhalten gruppieren/filtern, nach sonstigen Abstimmkonten, man kann OPs ausgleichen usw.

Anschaffungsnebenkosten bei Bewertung manuell

Im Odoo-Standard ist es nicht möglich, Anschaffungsnebenkosten (ANK) zu aktivieren, wenn die Inventurbewertung auf "manuell" (--> sämtliche Warenbewegungen erzeugen KEINE FiBu-Buchung) gesetzt ist. Frachtkosten, Zölle usw. fließen somit nicht in die Vorratsbewertung (im Hauptbuch in der Vorrats-App = stock-valuation-layer) ein. Für diese technische Restriktion gibt es eigentlich keine Rechtfertigung. Die App ermöglicht die Aktivierung der ANK. Die App kann/sollte in Kombination mit der App "Inventurbewertung" genutzt werden. 

Anwendungsmöglichkeiten

Aktivierung von Anschaffungsnebenkosten, wenn die Produktkategorie im Feld "Inventurbewertung" auf "manuell" steht.

Beispiel

Zusätzlich zu den primären Produktkosten fallen Transportkosten an. Über die Funktion "Einstandskosten hinzufügen" werden diese Kosten auf den Vermögenswert hinzuaktiviert, was in der Folge zu einer Bestandserhöhungsbuchung führen würde.

Erweitertes Anlagevermögen

Eine App, die eine ausführliche, filter- und gruppierbare Listenansicht aller Anlangen im Nebenbuch ermöglicht, inklusive aller Details wie Abschreibungsdauern, ausstehende Abschreibungen, Anschaffungsdatum, Abschreibungsmethode usw. Zudem werden Anlagennummern vergeben und es wird ein Bericht erzeugt, der Haupt- mit Nebenbuch vergleicht und eventuelle Differenzen aufzeigt.

Auch ist es möglich, die Anlagenbuchungen mit den Bewegungsarten zu kombinieren, so dass a) auch komplexere Sachverhalte (z.B. "außerplanmäßige Abschreibung") abgebildet werden können und b) Exporte für Konsolidierungssoftware wie bspw. Lucanet erstellt werden können.

Anwendungsmöglichkeiten

Anlagenbuchhaltung.

Rückstellungen für Anschaffungsnebenkosten

Sollen Anschaffungsnebenkosten (ANK) bei Vorräten zeitnah verbucht werden, stößt man oftmals auf das Problem, eines zeitlich verzögerten Eingangs der entsprechenden Rechnung. Diese App löst dieses Problem indem sie bereits beim Aktivieren der Vorräte bestimmte, zuvor definierte Anschaffungsnebenkosten mit dem Rechnungsbetrag ausweist.

Anwendungsmöglichkeiten

Zeitgleiche Ausweisung  von Rechnungsbetrag und Anschaffungsnebenkosten bei Vorräten.

Beispiel

Bevor eine entsprechende Rechnung für Fracht/Zoll eingeht, sollen die Landed Costs bereits beim Kauf eines Produktes als Ausgaben ausgewiesen, jedoch noch nicht aktiviert werden. Über diese App werden diese Ausgaben zunächst auf ein Rückstellungskonto gebucht. Dabei besteht die Möglichkeit der Festlegung einer Berechnungsreihenfolge, die immer dann notwendig wird, wenn Kosten von anderen zuvor zu berechnenden Teilkosten abhängen. Bei (späterem) Eingang der ANK-Rechnung muss diese nun nur noch gegen das Rückstellungskonto ausgebucht, sowie etwaige Differenzen zu Periodenende erfolgswirksam abgeräumt werden.

Fixierte Überschriften

Mit dieser App wird, ähnlich wie in Excel, die Kopfzeile einer Tabelle (List View) fixiert, so dass sie beim Runterscrollen sichtbar bleibt.

Integration zu Odoo

Das Konsolidierungsmodul zieht sich notwendige Informationen direkt aus der Finance-Datenbank. Ähnlich wie die "Buchungszeilen" in der Finance-App ist, gibt es im Konsolidierungsmodul die Haupttabelle "Konzern-Buchungszeilen". Daten werden über Import-Buttons aus der Finance-App aggregiert auf Monatsscheiben übernommen oder geupdated. Auch ein manueller Upload, z.B. von Konzerngesellschaften außerhalb von Odoo, ist über die Standard Odoo-Importfunktionen möglich.

Konzernkontenplan

Odoo verwendet für die einzelnen Länderpackages immer lokale Kontenpläne. Eine Umsetzung von Konzernkontenplänen auf Einzelgesellschaftsebene ist fast unmöglich oder zumindest nicht empfehlenswert. 

Um für die Konsolidierung und das Konzernreporting dennoch einen einheitlichen Kontenplan nutzen zu können, wurde in der Finance-App ein neues Feld im Kontenplan hinzugefügt, das "Konzernkonto". Hier wird jedes lokale Konto zu einem Konzernkonto verknüpft. Der Konzernkontenplan wird wiederum selbst im Modul eingepflegt und beinhaltet Zusatzinformationen wie bspw.: die Konzernkontenart, die die Umrechnungsmethode bestimmt, oder Konzern-Konten-Tags für das spätere Reporting. 

Beim Import der Daten aus den Einzelgesellschaften erfolgt eine Aggregierung über die Konzernkonten.

Währungsumrechnung

In der ersten Version des Konsolidierungs-Moduls gibt es nur eine Methode der Umrechnung:

- Bilanzkonten (ohne EK-Konten) zum Stichtagskurs

- Eigenkapitalkonten zum historischen Kurs

- GuV-Konten zum Monatsmittelkurs (kumulierter Kurs folgt in späteren Versionen

Im Hintergrund wird dabei jeweils auch die Währungsumrechnungsdifferenz auf spezielle Wechselkursdifferenzkonten gebucht, so dass die Bilanz immer auf Null aufgeht. Auch erfolgt für alle Positionen im Hintergrund eine Umrechnung zum Monatsdurchschnittskurs, was wiederum für die Ermittlung der indirekten Cashflowrechnung (spätere Ausbaustufe) relevant ist.

IC-Reconciliation und Eliminierung

Die IC-Reconciliation (oder Abstimmung der Forderungen/Verbindlichkeiten sowie Aufwendungen/Erträge zwischen den Konzerngesellschaften) ist wesentlicher Bestandteil der Konsolidierung. In der ersten Ausbaustufe gibt es eine zentrale IC-Abstimmungstabelle. Hier erkennt man pro Partnerkombination und pro Konto die entsprechenden Werte. Etwaige Differenzen werden automatisch auf erfolgswirksamen Wechselkursdifferenzkonten erfasst.

Ist man mit der Abstimmung zufrieden, kann man direkt die eigentliche Eliminierung anstoßen und damit Konsoldierungsbuchungen erzeugen. 

Buchungsstufen

Als Standard wurden die Rohdatenebene sowie 3 Bewertungsstufen (HB1 bis HB3) als Journale in das Konsolidierungsmodul integriert. Somit hat man noch die Möglichkeit, Werte in lokaler Währung aber außerhalb der lokalen Buchhaltung umzubuchen oder zu adjustieren.

Für die Konsolidierung selbst gibt es im Standard die Journale AEKO, SCHUKO, ZWERG, EK-Konso, Lat-Steuern, Sonstiges. Lediglich die Eliminierungen der Stufen AEKO und SCHUKO erfolgen dabei automatisiert (manuelle Zusatzbuchungen sind aber möglich).

Reporting

Als Basistabelle dient wie in der Finance App auch im Konsolidierungsmodul die Tabelle "Buchungszeilen". Hier kann prinzipiell nach allem gefiltert, gruppiert oder pivotisiert werden.

Neben einem Konsolidierungsmonitor und diversen Stammdaten-Tabellen gibt es zusätzlich auch das sogenannte "Notestool" sowie das "Konsotool". Das Notestool ist dabei ähnlich einer Summen- und Saldenliste. Es zeigt alle Konzernkonten für alle Gesellschaften und alle Konsolidierungsstufen sowie die Summenwerte und Konzernwerte. Auch eine Umstellung der Währung ist (eingeschränkt) möglich.

Das Konsotool wiederum zeigt die finale Bilanz- und GuV-Struktur auf aggregierter und hierarchisierter Sicht.