IFE MODUL ZEITABRECHNUNG

Das Modul ZEITABRECHNUNG bietet umfangreiche Erweiterungen der Anwesenheitszeiterfassung in Odoo mit Verbindung zur Urlaubsverwaltung. 

1) Erfassung von Soll-Arbeitszeit mit Kernarbeitszeiten und Gleitzeiten
2) Überstundenberechnung
3) Manuelles Erfassen von Pausenzeiten
4) Automatisches Erfassen von Pausen
5) Automatisches Ausloggen zu definierbarem Zeitpunkt
6) Zeiterfassungseinträge sperren
7) Überstunden als Urlaubsanspruch verwenden 
 

 

1) erfassung von soll-Arbeitszeit mit kernarbeitszeiten und gleitzeiten

Der Arbeitsplan, in dem die SOLL-Anwesenheiten in Odoo definiert werden, kann im Standard nur fixe SOLL-Kommen- und SOLL-Gehen-Zeiten auflisten. Auch die Dauer der Pausenzeiten muss mit einem fixen Wert eingetragen werden und errechnet sich nicht dynamisch aus der Anwesenheitszeit.

Hier erfolgt eine Erweiterung dergestalt, dass im Arbeitsplan neben den Kern-Arbeitszeiten zusätzlich noch ein frühester Arbeitsbeginn und ein spätestes Arbeitsende definiert werden kann sowie eine SOLL-Anwesenheitszeit in Stunden. 


Loggt sich ein Mitarbeiter vor dem frühesten Arbeitsbeginn ein bzw. loggt sich ein Mitarbeiter nach dem spätesten Arbeitsende aus, so werden anstelle der tatsächlichen Zeiten die Werte für frühesten Arbeitsbeginn bzw. spätestes Arbeitsende erfasst.
Beispiel: Die Arbeitsstätte ist für die Mitarbeiter ab 7.00 Uhr geöffnet, aber ein Mitarbeiter loggt sich bereits um 6:50 Uhr ein, so wird trotzdem die Uhrzeit 7:00 Uhr als Startzeit für den betreffenden Arbeitstag erfasst. Analog passiert das selbe für ein zu spätes Ausloggen.
Loggt sich ein Mitarbeiter nach Beginn oder vor Ende der Kernarbeitszeit aus, so soll in Odoo die korrekte Zeit erfasst werden, allerdings wird auch automatisch ein Vermerk in der jeweiligen Anwesenheit erfasst, der über ein zu spätes Einloggen, bzw. ein zu frühes Ausloggen informiert. Nach diesen Merkmalen können die Anwesenheitszeiten anschließend im Berichtswesen ausgewertet werden.

2) ÜBERSTUNDENBERECHNUNG

Anhand der SOLL-Anwesenheitszeit in Stunden wird erkannt, ob ein Mitarbeiter die erforderliche SOLL-Anwesenheitszeit erfüllt hat oder nicht. Ist die tatsächliche Anwesenheitszeit an einem Tag nach Abzug der Pausenzeiten größer als die im Arbeitsplan hinterlegte SOLL-Anwesenheitszeit in Stunden, so wird das Delta zwischen SOLL- und IST-Anwesenheit dem Mitarbeiter auf ein Überstundenkonto gutgeschrieben. Gleichzeitig wird ein negatives Delta zwischen SOLL- und IST-Anwesenheiten vom Überstundenkonto abgezogen. Im Mitarbeiterdatensatz (hr.employee) werden alle Anwesenheitszeiten, die das Überstundenkonto entweder erhöht oder vermindert haben, per Knopfdruck sichtbar. Die aktuelle Menge an Über- oder Minus-Stunden kann ebenfalls dieser Auswertung entnommen werden. Zusätzlich ist in der Konfiguration des Moduls definierbar, ab welcher Menge Überstunden oder Minusstunden der Manager des Mitarbeiters via E-Mail über den Stand des Überstundenkontos informiert werden soll. Außerdem kann eine Maximalgrenze für Über- oder Minusstunden konfiguriert werden, ab der keine weiteren Über- oder Minusstunden erfasst werden.

3) MANUELLES ERFASSEN VON PAUSENZEITEN

Wenn ein Mitarbeiter sich im Laufe eines Arbeitstages aus- und wieder einloggt, erfasst Odoo diese Abwesenheiten als Pausen. Pausen werden im Zeiterfassungseintrag übersichtlich angezeigt und die Dauer aller Pausen wird von der Anwesenheitszeit abgezogen, um die Netto-Arbeitszeit zu berechnen. In den einzelnen Anwesenheitszeiteinträgen wird dann jeweils die Brutto-Anwesenheitszeit, die Pausenzeit sowie die Netto-Arbeitszeit ausgewertet und dargestellt.
4) AUTOMATISCHES ERFASSEN VON PAUSEN

Wenn ein Mitarbeiter das Erfassen seiner Pausenzeiten vergisst, wird am Ende des Tages automatisch eine Pause erfasst und von der Brutto-Anwesenheitszeit abgezogen werden. Der Abzug von Pausenzeiten folgt dabei speziellen Regeln, die vom Administrator definiert werden müssen (an dieser Stelle soll der Administrator Pausenregelungen manuell editieren dürfen, um Odoo bei etwaigen Gesetzesänderungen aktuell halten zu können). Solche Pausenregeln bestehen immer aus einem Vergleich der IST-Anwesenheitszeit mit einer vom Administrator zu definierenden SOLL-Anwesenheitszeit und einer daraus resultierenden Pausendauer. Beispiel: Eine Regel könnte wie folgt lauten: WENN IST-Anwesenheit >= 6:00 Stunden, DANN Pausenzeit = 0:30 Stunden oder WENN IST-Anwesenheit >= 9:00 Stunden, DANN Pausenzeit = 0:45 Stunden Die Pausen werden am Ende eines Arbeitstages berechnet und in der Anwesenheitszeit des jeweiligen Mitarbeiters erfasst.
5) AUTOMATISCHES AUSLOGGEN ZU DEFINIERBAREM ZEITPUNKT

Im Odoo-Standard kann ein Mitarbeiter über mehrere Tage eingeloggt sein und somit Anwesenheiten von über 24 Stunden am Stück erfassen. Das Modul bietet hierfür einen Automatismus an, der jeden Mitarbeiter zu einer vom Administrator definierbaren Uhrzeit automatisch ausloggt. Wenn ein Mitarbeiter durch diesen Automatismus ausgeloggt wurde, so erscheint ein entsprechender Vermerk im Anwesenheitszeit-Eintrag des jeweiligen Tages. Nach diesem Merkmal kann im Nachhinein auch über das Berichtswesen ausgewertet werden.  
6) ZEITERFASSUNGSEINTRÄGE SPERREN

Über eine neue Checkbox in den Konfigurationen des Moduls kann aktiviert werden, dass Mitarbeiter ab einem bestimmten Tag im Folgemonat oder nach Beendigung des aktuellen Arbeitstages, keine manuellen Änderungen mehr an ihren Anwesenheitszeiten vornehmen bzw. neue Zeiterfassungseinträge anlegen können. Beispiel: Wird diese Checkbox aktiviert und der Monatsdritte als Sperr-Datum eingetragen, dann können bspw. sämtliche Anwesenheitszeiten aus März 2019 ab dem 3. April nicht mehr von den Mitarbeitern selbst editiert werden. Wird nur die Checkbox aktiviert, aber kein Tag im Monat konfiguriert, so wird nach Beenden eines jeden Tages automatisch die Bearbeitung und nachträglich Anlage von Zeiterfassungseinträgen durch die Mitarbeiter unterbunden.
7) ÜBERSTUNDEN ALS URLAUBSANSPRUCH VERWENDEN

Hat ein Mitarbeiter Überstunden angesammelt, so kann er diese über einen speziellen Urlaubsanspruch verwenden, um Urlaub zu nehmen. Ein Urlaubsantrag der aufgrund von Überstunden genommen wird kann nur in maximal in der Höhe der verfügbaren Überstunden beim Manager zur Genehmigung vorgelegt werden. Mit Genehmigung eines solchen Urlaubsantrags wird das Überstundenkonto um die Menge der in Anspruch genommenen Stunden reduziert. Wird die Genehmigung durch den Manager zurückgenommen, so werden auch die investierten Überstunden wieder dem Überstundenkonto des Mitarbeiters gutgeschrieben. Im Überstundenkonto des Mitarbeiters ist die Reduzierung der Überstunden aufgrund von Urlaubsanträgen ersichtlich.