(ERP-) Beratung Thescon, 30 User

Anwenderbericht Thescon

Unternehmensberatung für die Auswahl von ERP-/CRM und Branchensoftware sowie Prozessoptimierung. Odoo Module: Projekt, CRM, Verkauf, Einkauf, Buchhaltung. 30 Anwender. Einführungsaufwand 6 Tage.

 

 

Das Kurzprofil des Anwenders

Thescon ist eine Unternehmensberatung  und berät Unternehmen im Einsatz von ERP, CRM und Branchensoftware. Zu den Kunden von Thescon gehören renommierte Unternehmen wie ratiopharm, Frisenius und Uhrenfabrik Junghans. Ferner ist Thescon Beratungsspezailist in den Feldern Pharma, Medizinprodukte, Chemie, Biotechnologie und Lebensmittel.

Neben Beratungen im regulatorischen Umfeld (Compliance Management, wie z.B. der Computer System Validierung - CSV) und Qualitätsmanagement, ist Thescon auch Ansprechpartner, wenn es um Softwareauswahl, IT- und Organisationsberatung, Projektmanagement oder Prozessmanagement geht.

Da Thescon selber ERP Auswahlverfahren durchführt ist die Entscheidung für Odoo und die IFE GmbH von besonderer Aussagekraft.

Die Projektziele

Ziel des Projektes war es, dass die Projektabwicklung von der Anfrage eines Kunden bis zur Verbuchung von Rechnungen in der integrierten Lösung von einer durchgängigen Software zu leisten ist. Insbesondere war eine wesentliche Anforderung, dass die geleisteten Stunden und Spesen komfortabel erfasst und dem Kunden gegenüber in Rechnung gestellt werden können.

Hierfür werden vor allem die Apps „Verkauf“, „Projekte“ und „Timesheets“ verwendet, die es erlauben, Dienstleistungen in unterschiedlichen Formen zu verkaufen, Stunden zu erfassen und abzurechnen. So können zum Beispiel klassische Meilenstein-Projekte, aber auch Wartungsverträge bequem in Odoo abgebildet werden.

Die Umsetzung

Die Einrichtung und Installation der Open Source ERP Software Odoo wurde durch die IFE GmbH und das Partnerunternehmen Hucke Media GmbH & Co KG durchgeführt.

Abwicklung von Projekten im Zeitnachweis

Für die Abwicklung von Projekten im Zeitnachweis wird ein Dienstleistungsprodukt mit der Fakturierungsregel „Rechnung bei Lieferung“ erstellt. Dieses wird mit der Verfolgungsoption „Erstelle eine Aufgabe und verfolge die Stunden“ konfiguriert.

Wird dieses Produkt nun in beliebiger Menge verkauft, wird in der App „Projekte“ automatisch ein neues Projekt und eine neue Aufgabe innerhalb des Projektes angelegt. Wenn bereits ein Projekt existiert, dann kann dieses auch bereits im Angebot angegeben werden, so dass die Aufgabe im bereits existenten Projekt angelegt wird. Wenn Aufgaben zu diesem immer Produkt immer im selben Projekt angelegt werden sollen, dann ist es auch möglich, bereits dem Produkt ein festes Projekt zuzuweisen.

Wenn nun ein Verkaufsauftrag für dieses Produkt angelegt wurde, dann ist darin ersichtlich, wie viele Stunden ursprünglich verkauft wurden und wie viele dieser Stunde bereits geleistet und abgerechnet wurden. Die durch diesen Verkaufsauftrag erstellte Aufgabe wird mit dem Verkaufsauftrag verlinkt, so dass sie über einen Button erreichbar ist.


Nun können die Mitarbeiter ihre geleisteten Arbeitszeiten in der Zeiterfassungsmaske von Odoo eintragen. Alternativ kann dies auch über ein Google Chrome Browser Plug-In oder eine Smartphone App erfolgen.

Die hier erfassten Zeiten werden automatisch im Verkaufsauftrag in der Spalte „Ausgeliefert“ aufsummiert und können anschließend abgerechnet werden.

Erfassen von Spesen

Mit der App „Aufwand“ können Mitarbeiter einfach und schnell ihre Ausgaben in Odoo eingeben und die dazugehörigen Belege direkt von unterwegs in die Datenbank hochladen. Die eingegebenen Spesen können anschließend dem Manager vorgelegt werden. Über einen eingehenden Mail-Server können Mitarbeiter einen Spesendatensatz inkl. Anhang auch automatisch anlegen, indem sie eine E-Mail samt Beleg an ein vorher definiertes E-Mail-Alias senden. Odoo empfängt diese Mail und legt selbstständig einen neuen Spesendatensatz an.

Abwicklung von Festpreis Projekten

Zunächst wird ein Produkt angelegt und konfiguriert. In diesem Fall soll ein Produkt vom Typ "Dienstleistung" angelegt werden. Im Register Abrechnung wird die Fakturierungsregel "Rechnung bei Lieferung" und die Dienstleistungsverfolgung "Mengen manuell in Bestellungen setzen" aktiviert.

Es wird ein Angebot für einen Kunden angelegt. In diesem Beispiel wird ein Projekt, bestehend aus 5 Abschnitten (Meilensteinen), die einzeln zu Pauschalpreisen abgerechnet werden sollen, angeboten. Nach der Erstellung des Angebots wird dieses vom Kunden akzeptiert, das Angebot in Odoo bestätigt und somit in einen Verkaufsauftrag umgewandelt.

Nachdem nun die ersten 3 Teile des Gesamtprojekts geleistet wurden, soll eine Rechnung über diese Dienstleistung geschrieben werden. Hierfür wird im Verkaufsauftrag die ausgelieferte Teilmenge des Produkts Dienstleistung von 0 auf 3 erhöht.

Nach dem Abspeichern des geänderten Verkaufsauftrages wurden nun 3 von 5 Teilarbeiten ausgeliefert. Odoo bietet nun an, für die ausgelieferte Menge eine Rechnung zu erzeugen. 

Durch das Erzeugen der Rechnung ist ein Rechnungsentwurf entstanden, der die ersten drei Teilarbeiten aufführt. Nach Bestätigung des Rechnungsentwurfes wird aus dem Rechnungs-entwurf eine Rechnung.

Vertrieb und Projektmanagement

Bei dem Unternehmen Thescom werden Dienstleistungsprojekte sowohl mit dem Erreichen eines Meilensteins zu vorher vereinbarten Festpreisen abgerechnet, als auch monatlich nach geleisteter Arbeitszeit.

Beide Varianten lassen sich in Odoo übersichtlich und einfach abbilden. Wird ein Projekt mit vorher definierten Meilensteinen angeboten, so erstellt die Thescon GmbH einen Verkaufsauftrag in Odoo, in dem die Anzahl der Meilensteine, aus denen ein Projekt besteht, verkauft wird. Ein Meilenstein hat einen festen Preis und bei Erreichen eines solchen Meilensteins wird im Verkaufsauftrag die ausgelieferte Menge einfach um einen Meilenstein erhöht. Anschließend kann per Knopfdruck eine Rechnung über die ausgelieferte aber noch nicht abgerechnete Menge der Meilensteine erstellt werden.

Bei der Abrechnung von Projekten, die im Zeitnachweis abgerechnet werden, erzeugt der Verkaufsauftrag im Projektmanagement automatisch ein neues Projekt und zugehörige Aufgaben. Die Mitarbeiter der Thesom GmbH können Arbeitszeit auf diese Aufgaben buchen, welche dann wiederrum im Verkaufsauftrag die ausgelieferte Menge an Stunden erhöhen. Wie bei den Meilenstein-Projekten kann nun einfach z.B. am Monatsende eine Rechnung über die geleistete, aber noch nicht fakturierte Arbeitszeit erstellt werden

Die Finanzen

Alle über die App „Verkauf“ erstellten Rechnungen werden in der App „Finanzen“ aufgelistet und verwaltet.

Der Import von Bankauszügen ermöglicht es, einen automatischen Abgleich der offenen Posten mit den eingegangenen Zahlungen auf das Bankkonto durchzuführen und somit automatisch offene Rechnungen als „bezahlt“ zu markieren.

Darüber hinaus kann über die komfortable Filter- und Gruppierfunktion mit wenigen Mausklicks eine Liste aller noch nicht bezahlten Rechnungen erstellt werden, so dass Zahlungserinnerungen an die säumigen Rechnungsempfänger verschickt werden können.

Thescon GmbH                                                      
Bodenstraße 20                                                      
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