Technische Universität München, eine DB mit 100 Mandaten + 12.000 User

Technische Universität München

Einkauf, Lagerhaltung, Materialausgabe und EU-konforme Abrechnung mit Odoo

Anbindung an TUM-Online - Odoo Datenbank mit 12.000 Usern

Der Campus Garching nördlich von München bildet das naturwissenschaftlich-technische Zentrum der TUM. Mit über 12.000 Studierenden an fünf Fakultäten ist der Campus der größte aller TUM Standorte.

Über die TU München

Der Campus Garching nördlich von München bildet das naturwissenschaftlich-technische Zentrum der TUM. Mit über 12.000 Studierenden an fünf Fakultäten ist der Campus der größte aller TUM Standorte.

Für Spitzenforschung auf dem Campus sorgen auch das TUM Institute for Advanced Study und die TUM Graduate School. Sowohl interdisziplinäre Forschung als auch Lehre bietet die Munich School of Engineering (MSE) an.

Die Projektziele

Ziel des Projekts war es, die Studierendenverwaltung um die Funktionen eines mächtigen ERP-Systems sinnvoll zu erweitern. Dabei sollte vor allem eine Schnittstelle zum LDAP-Verzeichnisdienst der Universität etabliert werden, so dass alle Studierenden automatisch in Odoo als Anwender importiert werden können. 

Ein weiteres Ziel war es, die Ausgabe der Chemikalien und anderer Forschungsmaterialien an die Studierenden zu verwalten und dabei kontrollieren zu können, dass Studenten nur die vorher definierte Art und Menge einer Chemikalie ausgehändigt bekommen können.

Die Umsetzung

Um die einzelnen Studenten als Anwender in Odoo zu importieren wurde eine LDAP-Anbindung von Odoo an den Verzeichnisdienst der TU München geschrieben. Diese Schnittstelle importiert sowohl die Daten aller Studierenden, Lehrkräfte und aller anderweitig Beschäftigten in das ERP und erzeugt aus diesen Daten Anwender-Datensätze. Zusätzlich werden sämtliche im LDAP hinterlegten Organisationseinheiten als Mandanten in Odoo importiert. Auf diese Weise entstand eine Multicompany-Umgebung aus mehreren hundert Mandanten, darunter Fakultäten, Sekretariate etc.

Für die Aushändigung der Chemikalien an die Studierenden wird in den Labors der TU München das Point of Sales Modul von Odoo verwendet. Ein Student kann sich mit seinem Studierendenausweis am POS anmelden und abhängig von den besuchten Kursen des angemeldeten Studenten und den für diese Kurse benötigten Materiallisten bekommt der Studierende Zugriff auf bestimmte Chemikalien in vorher definierten Mengen.

Die Kosten der Chemikalien werden in einem Zahlungsjournal in Odoo erfasst und können im Nachhinein mit dem Studenten abgerechnet werden.

Lager

Odoo kommt auch bei der Lagerverwaltung zum Einsatz, so werden die Zu- und Abgänge der Materialien in Odoo erfasst, so dass der aktuelle Lagerbestand in den verschiedenen Mengeneinheiten (ml, g, etc.)  immer ersichtlich ist. Auch die Inventur erfolgt über Odoo.

Beschaffung

Materialbestellungen und die Verwaltung von Lieferunten erfolgen ebenso in Odoo. Über Meldebestandsregeln kann die Bestellung der Materialien weitestgehend automatisiert werden, so dass Odoo eigenständig Bestellvorschläge anlegen kann.

Finanzbuchhaltung

Die in Odoo integrierte Finanzbuchhaltung wird von der TU München verwendet. Stattdessen werden alle Fibu-Daten aus Odoo an SAP übergeben.

Fazit

Die TU München hatte sich im Vorfeld bereits mehrere ERP-Programme und Partner angesehen. Da die Fakultät Informatik der TUM sicherlich als eine der kompetentesten IT-Einrichtungen in Deutschland angesehen werden kann, hat die Wahl auf Odoo und IFE als Partner besonderes Gewicht. Die Anwendung von Odoo wird laufend erweitert, derzeit ist die Umstellung auf die Version 10 in Arbeit.

 

Kunde 

TUM - Campus Garching-Hochbrück

Business Campus Garching

Parkring 11-13 35-37

5748 Garching-Hochbrück

Deutschland

www.tum.de

 

 

Projektdurchführung

IFE GmbH

Walderseestraße 13

30177 Hannover

Deutschland

info@ife.de

www.ife.de

 

Über die IFE GmbH

Mit der Gründung im Jahre 1990 verfügt die IFE GmbH über mehr als 25 Jahre Erfahrung im IT Bereich. Nach einer gründlichen Analyse der am Markt befindlichen Open Source Systeme wurden Odoo OpenERP und Magento als Schwerpunktprodukte ausgewählt. Die IFE GmbH ist langjähriger Odoo Goldpartner und hat die meisten Odoo Vertragskunden in Deutschland und weltweit. Mit über 200 Odoo OpenERP Projekten im In- und Ausland verfügt die IFE GmbH über umfassende Erfahrung. Im Juni 2014 erhielt die IFE GmbH im Rahmen der Open Days 2014 vom Hersteller Odoo S.A. von 600 Partnern die Auszeichnung "Bester Partner Europa 2014".